Bewerbungsverfahren der net digital Unternehmensgruppe über HRworks
Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Tätigkeit in der net digital Unternehmensgruppe. Diese Datenschutzhinweise gelten für Bewerbungen auf Stellen der nachfolgend genannten Gesellschaften, die das gemeinsame Bewerbermanagement über HRworks nutzen. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und, soweit personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben werden, gemäß Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren.
1. Verantwortliche Gesellschaft und Datenschutzkontakt
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im jeweiligen Bewerbungsverfahren ist ausschließlich die Gesellschaft, bei der die ausgeschriebene Stelle angesiedelt ist und die im Falle einer Einstellung Ihre Arbeitgeberin wird. Die jeweils verantwortliche Gesellschaft wird in der Stellenausschreibung und im Bewerbungsformular genannt.
Für Bewerbungen über das gemeinsame Bewerberportal kommen folgende Gesellschaften als Verantwortliche in Betracht:
net digital AG
net mobile minick GmbH
ecardon payments GmbH
Mobile Business Engine GmbH
irisnet GmbH
Alle genannten Gesellschaften sind unter folgender gemeinsamen Geschäftsanschrift erreichbar:
Niederkasseler Lohweg 175
40547 Düsseldorf
Telefon: +49 (0) 211 545 621 – 0
E-Mail: info @ net-digital.com
Den Datenschutzbeauftragten der jeweils verantwortlichen Gesellschaft erreichen Sie unter:
datenschutzbeauftragter @ net-digital.com
Datenschutzanfragen werden über diese Adresse zentral entgegengenommen und der für das jeweilige Bewerbungsverfahren verantwortlichen Gesellschaft zugeordnet.
2. Zentrale HR-Betreuung und Nutzung von HRworks
Die net digital AG übernimmt für die oben genannten Gesellschaften zentrale HR-Aufgaben. Dazu gehören insbesondere die Sichtung und Bearbeitung von Bewerbungen, die Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern, die Koordination und Durchführung von Bewerbungsgesprächen sowie die organisatorische Begleitung des Auswahlverfahrens. Die hierfür zuständigen Beschäftigten der net digital AG erhalten nur in dem Umfang Zugriff auf Bewerberdaten, wie dies für die Durchführung des jeweiligen Bewerbungsverfahrens erforderlich ist.
Für die technische Durchführung und Verwaltung der Bewerbungsverfahren wird die Bewerbermanagementsoftware der HRworks GmbH, Waldkircher Straße 28, 79106 Freiburg im Breisgau, eingesetzt. Vertragspartnerin von HRworks ist die net digital AG. Sie stellt das System den genannten Gesellschaften im Rahmen der zentralen HR-Organisation zur Verfügung.
Bei der Nutzung des Bewerberportals werden neben den von Ihnen eingegebenen Bewerbungsdaten auch technisch erforderliche Daten verarbeitet, insbesondere die IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs. HRworks und gegebenenfalls weitere technische Dienstleister verarbeiten Daten nur in dem Umfang, der für die Bereitstellung, den Betrieb und die Sicherheit des Systems erforderlich ist. Nach den derzeit vorliegenden Informationen werden die Daten innerhalb der Europäischen Union gespeichert.
3. Verarbeitete Daten
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen oder die im Verlauf des Bewerbungsverfahrens entstehen. Dazu können insbesondere gehören:
- Stamm- und Kontaktdaten, etwa Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse,
- Angaben zur gewünschten Stelle, Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung,
- Informationen zum beruflichen Werdegang, Qualifikationen, Zeugnisse und sonstige Nachweise,
- Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen und ein freiwillig übermitteltes Bewerbungsfoto,
- Inhalte der Kommunikation und von Bewerbungsgesprächen sowie interne Bewertungen, Notizen und Entscheidungen,
- technische Nutzungs- und Protokolldaten des Bewerberportals.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten, beispielsweise Gesundheitsdaten oder Angaben zu einer Schwerbehinderung, verarbeiten wir nur, wenn Sie uns diese mitteilen und die Verarbeitung für das Bewerbungsverfahren rechtlich zulässig oder erforderlich ist.
4. Zwecke der Verarbeitung
Die Verarbeitung dient der Durchführung und administrativen Abwicklung des Bewerbungsverfahrens, der Prüfung Ihrer fachlichen und persönlichen Eignung für die ausgeschriebene Stelle, der Kommunikation mit Ihnen sowie der Planung und Durchführung von Bewerbungsgesprächen. Sie erfolgt außerdem zur Vorbereitung einer möglichen Einstellung, zur Dokumentation des Bewerbungsverfahrens und zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche. Technische Nutzungs- und Protokolldaten werden verarbeitet, um das Bewerberportal sicher und funktionsfähig bereitzustellen und Missbrauch zu verhindern.
5. Rechtsgrundlagen
Soweit die Verarbeitung für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von § 26 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Soweit diese Vorschrift nicht anwendbar ist, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Soweit Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aufbewahrt werden, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO die Rechtsgrundlage. Unser berechtigtes Interesse liegt in der rechtlichen Dokumentation des Bewerbungsverfahrens und der Verteidigung gegen mögliche Ansprüche. Technische Daten des Bewerberportals werden ebenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO verarbeitet. Das berechtigte Interesse besteht in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung des Portals sowie in der Verhinderung von Missbrauch.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeits- und Sozialrecht erforderlich ist, auf Grundlage von § 26 Abs. 3 BDSG in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b DSGVO. Soweit erforderlich, holen wir eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung ein.
6. Datenquellen
Wir erhalten Ihre Daten grundsätzlich direkt von Ihnen. Soweit eine Bewerbung über eine Personalvermittlung, ein berufliches Netzwerk, eine Empfehlung oder ein Stellenportal an uns gelangt, können wir Daten auch aus diesen Quellen erhalten. Hierzu können insbesondere Kontakt-, Profil-, Qualifikations- und Bewerbungsdaten gehören. Wir informieren Sie spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme, sofern Ihnen die erforderlichen Informationen nicht bereits vorliegen.
7. Empfänger und Zugriffsberechtigte
Zugriff auf Ihre Bewerberdaten erhalten nur diejenigen Personen und Stellen, die diese für das konkrete Bewerbungsverfahren benötigen. Dazu gehören die für die zentrale HR-Betreuung zuständigen Beschäftigten der net digital AG, die für die ausgeschriebene Stelle zuständige Führungskraft und gegebenenfalls weitere unmittelbar am Auswahlverfahren beteiligte Beschäftigte der verantwortlichen Gesellschaft. Soweit dies für die Einstellungsentscheidung erforderlich ist, kann auch die Geschäftsleitung der verantwortlichen Gesellschaft Zugriff erhalten.
HRworks und weitere technische Dienstleister erhalten nur in dem Umfang Zugriff, der für die Bereitstellung, den Betrieb und die Sicherheit der eingesetzten Systeme erforderlich ist. Ein allgemeiner Zugriff aller Gesellschaften der Unternehmensgruppe auf Bewerberdaten findet nicht statt. Die Zugriffsrechte werden rollenbezogen vergeben und auf das für die jeweilige Aufgabe erforderliche Maß beschränkt.
Eine Berücksichtigung Ihrer Bewerbung für eine Stelle bei einer anderen Gesellschaft der Unternehmensgruppe erfolgt nur, wenn Sie dies wünschen, darin eingewilligt haben oder eine andere datenschutzrechtliche Grundlage hierfür besteht.
8. Aufnahme in den Bewerberpool
Sollten wir Ihnen aktuell keine passende Stelle anbieten können, Ihre Bewerbung jedoch für zukünftige Ausschreibungen interessant sein, können wir Ihnen die Aufnahme in einen Bewerberpool anbieten. Die Aufnahme erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen und freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Soweit der Bewerberpool besondere Kategorien personenbezogener Daten umfasst, stützt sich die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO.
Ihre Daten werden im Bewerberpool für höchstens zwölf Monate gespeichert. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn Sie vor Ablauf dieser Frist erneut einwilligen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die oben genannte Datenschutzadresse widerrufen. Nach dem Widerruf werden Ihre Daten aus dem Bewerberpool gelöscht, soweit keine andere Rechtsgrundlage eine weitere Speicherung erlaubt.
9. Übermittlung in Drittländer
Im Rahmen des hier beschriebenen HRworks-Bewerbermanagements ist nach den derzeit vorliegenden Informationen keine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums vorgesehen. Soweit im Einzelfall weitere, außerhalb dieses Bereichs ansässige Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt eine Übermittlung nur unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen. Über eine solche Übermittlung und die hierfür bestehenden Garantien werden Sie informiert.
10. Speicherdauer
Wenn Ihre Bewerbung nicht zu einer Einstellung führt, löschen wir Ihre Bewerbungsdaten grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies wegen eines laufenden Rechtsstreits oder zur Verteidigung gegen konkrete rechtliche Ansprüche erforderlich ist.
Führt Ihre Bewerbung zu einer Einstellung, werden die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Daten in die Personalverwaltung beziehungsweise Personalakte der einstellenden Gesellschaft übernommen. Für die weitere Verarbeitung gelten die Datenschutzhinweise für Beschäftigte.
Bei einer Aufnahme in den Bewerberpool gilt die in Abschnitt 8 genannte Speicherdauer von höchstens zwölf Monaten, sofern Sie nicht vorher widerrufen oder einer Verlängerung zustimmen.
11. Pflicht zur Bereitstellung
Die Bereitstellung Ihrer Bewerbungsdaten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben und die für die Beurteilung Ihrer Bewerbung erforderlichen Unterlagen können wir Ihre Bewerbung jedoch möglicherweise nicht bearbeiten.
12. Automatisierte Entscheidungen
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Bewerbungsverfahren nicht statt.
13. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO) sowie
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgt ist.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an datenschutzbeauftragter @ net-digital.com wenden. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für die am Standort Düsseldorf ansässigen Gesellschaften ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig.